Wat moet je weten en wat betekent het voor je administratie?

Met ingang van 1 januari 2017 is het makkelijker geworden om de btw op oninbare vorderingen terug te krijgen. In dit artikel leggen wij je uit hoe het nieuwe systeem werkt. Op welk moment, maar vooral op welke wijze, kan je de btw terugkrijgen? Het begint bij de oninbaarheid van een vordering op een debiteur.

Wat is een oninbare vordering?

De oninbare vordering is simpelweg de vordering waarvan je zeker weet dat de debiteur de factuur niet meer zal betalen of (deels) niet meer betaald zal worden.

Stel, je verricht een dienst of levert een goed aan een afnemer. Op de factuur breng je btw in rekening. De btw rust op de eindgebruiker, maar jij als ondernemer bent verantwoordelijk voor de afdracht De btw draag je af in je aangifte omzetbelasting over het betreffende tijdvak. Wordt de factuur later voldaan inclusief de btw dan is er uiteraard geen probleem. Maar wat als de factuur niet wordt betaald? Behalve een teleurstelling en een verliespost zit je ook met de eerder afgedragen btw in je maag. Terwijl de btw voor jou als ondernemer in principe neutraal moet zijn. En het gaat ook nog eens om 21% van de totale som en dat doet zeer.

Omdat de btw voor jou als ondernemer in principe neutraal is kun je de btw terugvragen bij de Belastingdienst. Tot en met 2016 was dat echter niet zomaar geregeld. Je had namelijk een inspanningsverplichting waarbij je moest aantonen dat vordering onbetaald zou blijven en ook oninbaar was. Daarvan was doorgaans pas sprake als:

• je na diverse aanmaningen en herinneringen een incasso was opgestart;
• de incasso niet tot ontvangsten leidde;
• overige pogingen (bijvoorbeeld beslaglegging) ook onvruchtbaar bleken te zijn en;
• het verzoek om teruggave schriftelijk wordt gedaan bij de Belastingdienst.

Per saldo geen gemakkelijke weg om de afgedragen btw terug te krijgen.

Was de betreffende debiteur failliet, dan is een mededeling van de curator dat de vordering niet voldaan kon worden vaak al voldoende om de oninbaarheid aan te tonen.

Wijzigingen 2017

Voor vorderingen die na 1 januari 2017 zijn ontstaan wordt het een stuk eenvoudiger om de btw terug te krijgen. Gedurende 2017 zijn er wel drie situaties te onderscheiden die je ook goed uit elkaar moet houden.

Vorderingen ontstaan na 1 januari 2017 die na een jaar nog niet zijn betaald
Als na één jaar blijkt dat een vordering niet (of gedeeltelijk niet) is betaald dan mag er van worden uitgegaan dat sprake is van een oninbare vordering. De btw op de vordering mag vervolgens in mindering worden gebracht op de aangifte omzetbelasting. Er hoeft geen verzoek te worden ingestuurd. Wel moet de vermindering blijken uit de administratie. Een goede vastlegging is dus zeker belangrijk.

Vorderingen ontstaan na 1 januari 2017, waarvan oninbaarheid binnen een jaar blijkt
Stel, je stuurt een factuur aan een debiteur die onbetaald blijft. Na drie maanden gaat de debiteur failliet. Van de curator krijg je een bericht dat de vordering hoogstwaarschijnlijk niet kan worden voldaan. In dat geval hoef je de termijn van één jaar niet af te wachten. Als op een eerder moment vaststaat dat er geen betaling zal worden gedaan volgt er ook een eerder recht op teruggaaf van de btw. Je dient dan bij de Belastingdienst een apart verzoek in te dienen voor de btw-teruggaaf Voordeel is dat je dan niet hoeft te wachten tot het jaar voorbij is.

Op 31 december 2016 reeds bestaande vorderingen
Heb je een debiteur die op 31 december 2016 nog onbetaald was dan geldt er overgangsrecht.
Pas als de vordering op 1 januari 2018 nog onbetaald is gebleven mag de btw in mindering worden gebracht op de aangifte omzetbelasting. Wil je de btw toch eerder terugvragen? Dan zal je daarvoor een apart verzoek moeten indienen bij de Belastingdienst en daarbij aantonen de vordering onbetaald zal blijven en dat je moeite hebt gedaan om de vordering te innen.

Gevolgen voor je administratie

Uit een goed opgezette administratie kun je eenvoudig de leeftijd van openstaande vorderingen bekijken. Uiteraard is het zaak om je debiteuren goed te bewaken en tijdig incasso op te starten of maatregelen te nemen. Je wilt immers geen verlies lijden. Wordt er dan nog niet betaald, dan is het goed om te weten dat de btw na een jaar kan worden teruggevraagd. In de administratie en uit de opstelling van de aangifte omzetbelasting dient te blijken over welke vorderingen de btw is verminderd. Die vastlegging is dus nieuw in 2017 en belangrijk om dat juist toe te passen.

Is jouw administratie erop ingericht om oninbare vorderingen tijdig te ontdekken en te signaleren wanneer de omzetbelasting kan worden teruggevraagd?

Company in Control today helpt je ook in 2017 graag met de verwerking van de administratie en de omzetbelasting. Tevens ondersteunen wij je in het incassotraject en waar nodig verzorgen wij voor jou ook de correspondentie met de Belastingdienst. Wil jij weten wat Company in Control today nog meer voor je kan betekenen? Neem gerust contact met ons op, wij helpen je graag verder.

Jeroen Goedbloed.