Wanneer is BTW aftrekbaar?

Voor de aftrek van de BTW is het belangrijk dat je een juiste factuur krijgt uitgereikt. Voldoet de factuur niet aan de eisen, dan kan de belastingdienst bij een controle de aftrek weigeren.
Een enkele vermelding van btw op een factuur is dus niet voldoende. Als ondernemer zul je dus bij binnenkomende facturen dus niet alleen kritisch moeten zijn of de factuur conform de afspraken is. Ook zul je moeten toetsen of de factuur wel aan de vereisten voldoet. En ook als beginnende ondernemer wil je natuurlijk zorgen dat dit onderdeel op orde is. We helpen je graag op weg.

Wat zijn dan die factuureisen?

Hoe een factuur uit moet zien qua lay-out, is vorm vrij. Wel belangrijk is dat bepaalde essentiële zaken er op moeten staan, c.q. dat de factuur bepaalde informatie moet bevatten.
Voor leveringen en diensten binnen Nederland moet in ieder geval er op staan:
– naam en vestigingsadres van de leverancier
– BTW nummer van de leverancier
– naam en adres van de afnemer
– datum van de factuur
– factuurnummer (uniek en opeenvolgend)
– omschrijving goederen of diensten en het tarief (de eenheidsprijs)
– Het BTW percentage en het BTW bedrag
– het totaalbedrag
– als de verleggingsregeling van toepassing is, vermelden: BTW verlegd.
– als de regeling voor reisbureaus van toepassing is, hier een vermelding van.
– als de regeling voor gebruikte goederen van toepassing is; margeregeling van toepassing.

Als je als ondernemer zaken doet met landen binnen de EU:
– BTW-nummer van de afnemer op de factuur.
– vermelding; intracommunautair (vrijgestelde) levering, verleggingsregeling van toepassing of heffing verlegd.

Weigeren van de BTW aftrek

In beginsel mag de BTW aftrek worden geweigerd als niet aan de bovenstaande eisen is voldaan. Echter op basis van recente Europese jurisprudentie mag aftrek niet zomaar worden geweigerd, omdat een factuur niet aan alle vereisten voldoet. Als de factuur lichte gebreken heeft of als aanvullende informatie kan worden verstrekt over een factuur, blijft het aftrekrecht in stand.
Als voorbeeld kan worden genoemd een transactie-overzicht van een OV chipkaart.

De afnemer stuurt een factuur

Het komt voor dat de leverancier geen factuur stuurt, maar dat de afnemer een factuur stuurt. Dit heet “self-billing”. De factuur vermeldt een creditbedrag, maar moet verder uiteraard aan dezelfde vereisten voldoen als de gewone factuur.

Elektronisch factureren

Een elektronische factuur is ook toegestaan, en heeft dezelfde vereisten als een gewone factuur. Extra eisen zijn, dat de elektronische factuur niet mag worden gewijzigd, en dat de identiteit van de verzender kan worden vastgesteld. Daarnaast moet de afnemer toestemming geven voor de elektronische factuur.

Heb je naar aanleiding van dit artikel nog vragen over dit onderwerp of wil je meer weten over onze dienstverlening?

Neem gerust contact met ons op. We staan voor je klaar.

Maurice Pörteners
6 maart 2018.